Hieronder beschrijven we vijf belangrijke succesfactoren voor programmamanagement bij integraties en carve-outs en bieden we concrete tools om ze te integreren.
1. Definieer een duidelijk, meetbare resultaat en doelstellingen
Succes begint met helder definiëren van wat te bereiken met de integratie of carve-out. Zijn het kostenbesparingen? Synergiën? Het behouden van talent? Deze doelen moeten vanaf het begin duidelijk en meetbaar zijn, zodat iedereen in het programma weet waar hij of zij naartoe werkt. Het vastzetten van de scope is een belangrijke taak van de programmamanager. Zonder duidelijke richting dreigt het project te vervallen in chaotische besluitvorming en scope creep.
Tools:
- Guiding Principles: Geeft de afbakening aan van de integratie en is richtinggevend voor de scope
- Project charter: Dit helpt teams om gefocust te blijven op hun doelstellingen en duidelijkheid te hebben over wat succes betekent.
Meer over guiding principles: ‘Guiding Principles en bedrijfswaarde‘ en ‘Guiding Principles bij integraties en carve-outs‘
2. Creëer een stevige governance structuur
Programma’s met meerdere werkstromen, teams en partners hebben een goed functionerende governance nodig. Een governance structuur stroomlijnt besluitvorming, beheerst escalaties en houdt overzicht van de voortgang en risico’s van verschillende teams. Het houdt een programma op koers.
Tools:
- Programma organisatie: Organiseer de integratie apart van de running business. Stuurgroep met werkstromen met afspraken over frequentie van voortgang en rapportage.
- Governance structuur templates: Laat iedereen op dezelfde wijze informatie aanleveren. Dit zorgt voor goed overzicht over de voortgang en eenduidige risicobeheersing en communicatie.
3. Beheer culturele integratie en change proactief
Naast processen en systemen is de menselijke kant van integraties vaak een onderschatte succesfactor. Alle stakeholders moeten worden meegenomen in het veranderingsproces.
Effectief change management betekent niet alleen communiceren, maar ook begrijpen waar verschillende belangen zitten, waar weerstand kan ontstaan en hier proactief mee omgaan.
Tools:
- Cultuur scan: Analyse op de hoe samenwerking, communicatie, besluitvorming, beloning en risicomanagement bij de verschillende partijen is georganiseerd. Dit geeft inzicht in de vertrekpunten.
- Stakeholder analyse en communicatieplan: Goede analyse van de verschillende stakeholders om deze dynamiek effectief te kunnen managen. Waar zitten de belangen en wat is er gemeenschappelijk?
Ook interessant: inspelen op waargenomen cultuurverschillen
4. Focus op operationele continuïteit en risicomanagement
Bij een integratie of carve-out staat de operationele continuïteit op het spel. Vooral bij de overgang van systemen en processen (zoals IT en supply chain) is het belangrijk dat er een solide risicomanagementplan is om verstoringen in de dagelijkse operatie te voorkomen.
Tools:
- Risico register: gebruik een risicoregister om potentiële risico’s te identificeren, en stel hier concrete mitigerende maatregelen tegenover.
- KPI-monitoring: Het monitoren van kritieke prestatie-indicatoren om snel in te grijpen bij eventuele verstoringen.
Ook interessant: risicomanagement bij integraties en carve-outs
5. IT-integratie als sleutel tot succes
Een van de grootste uitdagingen bij integraties is wat te doen met de aan beide kanten aanwezige IT-systemen. Inconsistenties in data, security-uitdagingen of verschillen in infrastructuur kunnen grote obstakels vormen. Succesvolle IT-integratie vereist duidelijke plannen voor datamigratie, beveiliging en het minimaliseren van verstoringen.
Tools:
- IT-architectuur analyse: Vooraf duidelijk hebben hoe de architectuur in elkaar zit aan beide kanten en middels scope afbakening afspreken waar we wel en niet aan gaan komen.
- Data-migratie tools: Voor het efficiënt en veilig migreren van data tussen verschillende systemen, zonder dataverlies.
Juiste strategie en tools voor succes
Het succesvol managen van programma’s tijdens integraties en carve-outs vereist niet alleen een strategische aanpak, maar ook de juiste tools en methodes. Door doelstellingen scherp te stellen, sterke governance te creëren, in te spelen op de bedrijfsculturen, stakeholders goed te managen en operationele continuïteit te waarborgen zorgen programmamanagers voor een naadloze transitie.
Deskundige begeleiding en inzicht
Staat er een complex integratieproject of carve-out op de planning? Neem contact met ons op voor deskundige begeleiding en inzicht in de beste methodes en tools voor programmamanagement!
