Handboek voor effectieve communicatie bij bedrijfsintegraties
Communicatie is een van de belangrijkste bouwstenen van succesvolle bedrijfsintegraties. Zorgvuldig communiceren en groot bewustzijn van hoe dit op de juiste manier te doen, kan uw integratieproces aanzienlijk soepeler laten verlopen. Als kers op de taart levert het betere en positievere resultaten op voor alle betrokkenen.
Waar sommige bedrijven hun businessmodel vormen rond acquisities en integraties, is het voor andere bedrijven een zeldzame gebeurtenis. Voor die laatste groep zijn grondige voorbereiding en optimale uitvoering van groot belang. Met de juiste kennis en een gedegen, doordacht acquisitie- en integratie-draaiboek kunnen hectische situaties en onduidelijkheden met stakeholders worden voorkomen gaandeweg het proces.
Een goed geleid integratieproces biedt immers rust, controle en betere uitkomsten en zoals gezegd, communicatie speelt daarin een grote rol. Dus wees u bewust van de belangrijkste communicatieprincipes en hoe deze toe te passen! Daarmee kunt u een stabiele basis leggen voor succes met uw integratietraject.
Hieronder uitgebreide tips om goede communicatie te waarborgen tijdens uw integratieprocessen.
Aandacht voor interne communicatie
Wees transparant en eerlijk
- Deel altijd de waarheid: Vertel altijd het echte verhaal, ook als het pijnlijk is. Hoe lastig dit soms ook is, het vertellen van het echte verhaal beschermt uw geloofwaardigheid. Bovendien versterkt transparantie het vertrouwen van uw medewerkers.
- Luister naar (de zorgen van) medewerkers: Een acquisitie of integratie kan vragen oproepen. Medewerkers kunnen zich zorgen maken over wat de voorgestelde verandering voor hen persoonlijk betekent. Als ze daarin niet worden gehoord, of als er geen begrip of ondersteuning is, kan het een eigen leven gaan leiden wat focus op werkzaamheden vermindert.
- Communiceer open en vrijelijk: et achterhouden van informatie is een begrijpelijke reflex, zeker als er veel nog onzeker of onduidelijk is. Maar weet: waar gaten vallen in informatie worden deze opgevuld met geruchten en het is lastig daarvan terug te komen. Dus: zorg dat informatie en antwoorden beschikbaar zijn voor alle stakeholders, voorkom wantrouwen en bevorder een open communicatiecultuur.
- Hang uw sugarcoat aan de kapstok: Wees transparant over de uitdagingen en de verwachte voordelen van uw acquisitie en/of fusie. Blijf weg van het schetsen van idealistische scenario’s, zoals een ‘win-win’ voor alle betrokkenen, die vaak onrealistisch zijn. Daarmee voorkomt u teleurstelling en zelfs schade aan uw reputatie en imago.
Communiceer consistent en doorlopend
- Voortdurende informatie: Een integratie ontvouwt zich als een snel veranderend verhaal. Help mensen de bewegingen en de dynamiek van de integratie te doorgronden. Zelfs als u in detail nog niet weet wat de veranderingen precies zijn.
- Realistische beloften: Under-promise and over-deliver, blijf bij wat écht waargemaakt kan worden. Liever uw stakeholders verrassen met een extra meevaller dan er van tevoren een beloven die niet waargemaakt kan worden. Beloftes op deze manier realistisch benaderen voorkomt teleurstelling en versterkt uw betrouwbaarheid.
Bereid moeilijke keuzes voor met tijdige besluitvorming: Maak moeilijke keuzes op tijd en communiceer deze duidelijk. Een integratieproces kan best uitdagend zijn en vaak moeten er lastige keuzes worden gemaakt. Bereid u hierop voor en communiceer deze duidelijk! Daarmee schept u een realistisch en betrouwbaar beeld van het integratieproces.
Externe communicatie op scherp
Beheers uw verhaal
- In de media: Plan de communicatie naar de pers zorgvuldig en bereid uw eventuele presentaties voor. Bepaal de kernboodschap en houd deze consistent aan.
- Wees op tijd met informatie voor klanten: Geef aandacht en tijd aan het aan uw klanten zodra de deal is aangekondigd en behandel hun vragen en zorgen. Hiermee houdt u het voortouw en voorkomt u dat concurrenten de kans krijgen bij uw klanten binnen glippen met een eigen verhaal.
Centraliseer uw communicatie
- Werk met een centrale woordvoorder: Kies één persoon die het centrale uitwisselingscentrum voor communicatie kan zijn. Dit zorgt voor een samenhangend en consistent verhaal naar buiten toe.
Algemene tips voor heldere, transparante en eerlijke communicatie
- Vermijd misleidende verklaringen. Formuleer uw uitspraken zorgvuldig en zoek naar realistische en genuanceerde boodschappen in uw communicatie om misleiding en misverstanden te voorkomen. Voor sommigen biedt de voorgenomen fusie grote voordelen, voor anderen grote nadelen. Hoe helderder en eerlijker u hierover bent, hoe meer recht u doet aan alle betrokkenen.
- Erken de veranderingen. Een acquisitie, fusie of integratie betekent altijd iets van verandering, in welke mate dan ook. “En eigenlijk verandert er voor jou niets” is een begrijpelijke en goedbedoelde, geruststellende uitspraak, maar een die nooit waargemaakt kan worden en betrokkenen weten dat.
- Wees bewust van ongelijkheden in de fusie. Wees altijd eerlijk over de machtsverhoudingen en de uiteindelijke beslissingsbevoegdheden, dat helpt bij het managen van verwachtingen van betrokkenen. “Dit is een fusie van gelijken”, bijvoorbeeld, impliceert dat alle partijen eenzelfde mate van invloed en/of beslissingsmacht hebben, terwijl er in werkelijkheid altijd een bovenliggende partij is.
- Communiceer over verschillende voordelen. Leg uit dat voordelen variëren voor verschillende groepen mensen en niet voor iedereen gelijk zijn. Wat “beter” is voor de ene groep is dat misschien niet voor een andere. Houdt de communicatie hierover genuanceerd en stakeholdergericht.
- Bereid voor op gevoelige beslissingen. Hoewel u altijd uw best zal doen om eerlijke en rechtvaardige keuzes te maken in een integratietraject, kunnen deze keuzes voor de ontvanger ervan niet op die manier worden ervaren. Het kan helpen te benadrukken dat sommige beslissingen misschien niet voor iedereen eerlijk lijken, maar noodzakelijk zijn voor het bedrijfsbelang.
- Gebruik het beste van beide organisaties realistisch. Soms komen we de uitspraak “we gebruiken het beste van beide organisaties” tegen. Dit is echter een uitspraak die lastig waar te maken is, want medewerkers aan beide kanten zien ‘het beste van’ elk op hun eigen manier. Erken dus dat het combineren van het beste uit beide organisaties uitdagend is en wees realistisch over de mogelijkheden en beperkingen.
- Stel met uw leiderschap Guiding Principles op voordat uw integratie van start gaat. Hierin kunt u samen bepalen wat de belangrijkste boodschappen zijn, en waarover u wel en niet communiceert. Deze helderheid geeft richting aan uw integratie en kan een fijn vangnet zijn om op terug te vallen wanneer deze op stroom komt.
Voorbereiding en planning
- Ontwikkel een gedetailleerd communicatieplan wat alle stakeholders omvat en zorg dat uw communicatieplan alle betrokkenen dekt met duidelijke richtlijnen.
- Werk met een checklist voor communicatie en een concreet actieplan. Stel daarin de concrete stappen op om communicatie tijdens uw integratie effectief te beheren.
- Begin vroeg, plan grondig en wees proactief. Start vroeg met het plannen van de communicatie en besteed grondige aandacht aan de uitvoering. Dit legt de basis voor een succesvolle bedrijfsintegratie.
Conclusie
Een effectief en gedetailleerd communicatieplan helpt enorm bij het succesvol doorlopen van uw integratie. Begin hier vroeg mee en besteed er grondig aandacht aan! Zorg dat het alle stakeholdergroepen omvat en duidelijke richtlijnen volgt. Daarmee legt u een basis voor uw integratie waarmee u waarde kunt behouden en creëren. Goede communicatie zorgt voor rust, beheersing en betere resultaten. Zowel voor alle betrokkenen als voor uw bedrijf zelf.
