Wees scherp op scope creep en hou een integratieprogramma strak.
Naarmate een integratie vordert en het beeld van de integratierealiteit steeds scherper wordt, kan het verleidelijk zijn om extra deliverables / projecten toe te voegen aan de scope van de integratie. Het lijkt immers allemaal noodzakelijk! En bovendien, wat maakt die ene aanpassing nou uit?
Wat is scope creep?
Scope creep -voor veel professionals (o.a. programmamanagers, integratiemanagers) die betrokken zijn bij complexe projecten zoals integraties en carve-outs waarschijnlijk heel herkenbaar- is de sluipende uitbreiding van integratie- en projectdoelen.
Hierdoor wordt een project steeds groter en complexer dan vooraf uitgedacht en afgesproken, wat kan leiden tot budgetoverschrijdingen, vertragingen, of zelfs het mislukken van de integratie.
Dus; hoewel het toevoegen van ‘een paar kleine dingen’ aan een plan dat al in uitvoering is onschuldig lijkt, begeef je je hiermee op een hellend vlak waar je eigenlijk liever van wegblijft.
Waar komt scope creep vandaan?
Het ontstaan van scope creep valt meestal terug te leiden naar een combinatie van twee of meer factoren:
- De projectomvang, doelen en plannen zijn vooraf niet voldoende gedefinieerd, bijvoorbeeld omdat er in de voorbereidingsfase onvoldoende tijd voor beschikbaar wordt gemaakt.
- Eisen en wensen van stakeholders veranderen naarmate de integratie vordert en daar wil je al dan niet gehoor aan geven.
- Een gebrek aan formele project- of programmamanagementstructuren, zorgvuldige sturing met regelmatige check-ins en onduidelijke communicatie.
Wat als scope aanpassingen het resultaat beter maken?
Bij integraties is het belangrijk om onderscheid te maken tussen
- de daadwerkelijke integratie: het effectief samenvoegen van verschillende bedrijfsonderdelen door de noodzakelijke acties uit te voeren
- en optimalisatie: het na de integratie beter, slimmer en efficiënter laten draaien van het nieuwe geheel.
Integreren is immers niet hetzelfde als optimaliseren.
Differentieer dus tussen must haves vs. nice to haves, noodzaak vs. nut.
De voorbereidingsfase voorafgaand aan een integratie is het belangrijkst voor het krijgen van een goed beeld te krijgen van punt 1: het effectief samenvoegen van verschillende bedrijfsonderdelen en de noodzakelijke acties om dat uit te voeren. In deze fase gaat idealiter veel tijd en denkkracht naar het uittekenen en vastleggen van het beoogde resultaat van een integratie en de projecten, mensen en acties die daarvoor nodig zijn, voordat de integratie daadwerkelijik van start is. Met andere woorden, hier wordt de scope van een integratie bepaald. Hoe beter deze fase wordt doorlopen, hoe kleiner de kans dat zaken over het hoofd worden gezien, hoe scherper de scope, hoe minder verleiding tot scope creep.
Wanneer de integratie eenmaal start, houd dan aan deze scope vast! Zorg bovendien, met een formele programmastructuur voor regelmatige check-ins, dat alle stakeholders op één lijn (blijven) zitten.
Bonustip: werk met een parkeerplaats voor optimalisatieprojecten en vul deze met goede suggesties en aanpassingen die tijdens je integratie opkomen of worden gepresenteerd. Zo blijven ze waardevol, neem je de inbreng van mensen en teams serieus én houd je de focus op de integratie scherp.
Blijf scherp op scope creep
Gelukkig zijn er maatregelen die om scope creep te beperken of zelfs te voorkomen. Een gedetailleerd projectplan, bijvoorbeeld. En regelmatige scope reviews en duidelijke communicatie met alle stakeholders. We zetten ze hieronder op een rijtje:
- Kraakheldere scope statement: Zorg ervoor dat de doelen, benodigdheden, projectomvang en plannen vanaf het begin duidelijk zijn gedefinieerd en gecommuniceerd, en dat alle relevante stakeholders dit niet alleen begrijpen, maar ook hebben goedgekeurd.
- Open een parkeerplaats voor optimalisatieprojecten: Aanpassingen of suggesties die tijdens de integratie opkomen kunnen zomaar heel waardevol zijn voor het verbeteren van de nieuwe, gezamenlijke bedrijfsvoering. Beoordeel ze zorgvuldig en plaats ze op een ‘optimalisatieparkeerplaats’ voor wanneer de integratie is voltooid. Zo blijft de focus op de integratie scherp, terwijl je de inbreng van teams en mensen hoort en serieus neemt.
- Regelmatige scope reviews: Plan regelmatige, periodieke reviews met stakeholders om de scope van het project te evalueren en waar nodig bij te sturen. Beoordeel of iedereen nog werkt volgens de oorspronkelijke afspraken en beheer de parkeerplaats voor optimalisatieprojecten.
- Proactief verwachtingsmanagement: hou alle betrokken partijen continue op één lijn wat betreft wat wel (en wat vooral ook niet) binnen het integratieproject of –programma valt.
Conclusie
Samenvattend, de meeste integratie-, programma- en/of projectmanagers zijn maar al te bekend met het concept, de risico’s en de gevolgen van scope creep. Door vooraf voldoende tijd te nemen om een integratie zorgvuldig uit te denken en te plannen, duidelijk te communiceren met alle stakeholders, onderscheid te maken tussen integratie en optimalisatie, en regelmatig scope reviews te houden, verkleint de kans op een sluipende uitbreiding van de integratie.
